Styringsdokumenter


Vedtekter for Gulset Skolemusikk                    


§ 1. ORGANISASJON

Korpsets navn er Gulset Skolemusikk. Det består av hovedkorpset stiftet 10. september 1958 og aspirantkorpset stiftet i 1981.  Gulset Skolemusikk står tilsluttet Norges Musikkorps Forbund, Region Sør, heretter kalt NMF.

§ 1.1 Organisering av musikkorpset
Musikkorpset har følgende aldersbestemmelser:
Musikanter i skolekorpset kan starte i grunnopplæring det året de begynner i 3. klasse. Etter et halvt år i grunnopplæring begynner musikanten i aspirantkorpset. Musikanten går i aspirantkorpset i 2,5 år. Musikanten begynner i hovedkorps etter denne perioden. Det kan prøvespilles etter avtale med Musikkutvalget, for å begynne tidligere i hovedkorps. Aspiranter som begynner på ungdomsskolen begynner det året uavhengig av hvor lenge de har spilt i aspirant. Musikanter kan være medlem i hovedkorpset inntil 31. juli det året de fyller 19 år. 

-       Musikanter i skolekorpset kan bli aspirant i amatørkorps fra 1. august det året de fyller 15 år.
-       Medlemmet skal prioritere og oppfylle sine forpliktelser i Gulset Skolemusikk.

§ 1.2 Tvister
Tvister i forbindelse med ovenstående punkter skal avgjøres av styret evt. NMF sør.

§ 2. FORMÅL

Gulset Skolemusikk skal legge vekt på å utvikle musikalske ferdigheter og skape et godt miljø til beste for sine medlemmer.

§ 3. MEDLEMSSKAP

§ 3.1 Opptak av medlemmer
Musikanter og andre interesserte kan tas opp som medlemmer i musikkorpset av korpsets styre.

Medlemskap for barn som ikke er fylt 15 år må være skriftlig godkjent av foresatte. Ved innmelding i musikkorpset blir en automatisk medlem i NMF.

Styremedlemmer må være medlem i NMF. Faste dirigenter og faste instruktør skal registreres i NMFs database.

§ 3.2 Forutsetning for medlemskap
a.     Alle medlemmer plikter å følge musikkorpsets, NMF og regionens vedtekter, reglement og lovlige vedtak.
b.     Alle nye medlemmer skal levere inn medlemskapsopplysninger på gjeldende
innmeldingsskjema. Ved endring av registrerte opplysninger skal medlemmene snarest mulig gi melding til musikkorpsets styre. Nevnte opplysninger gis videre på gjeldende skjema/medium for registrering i NMFs medlemsdatabase. Det gis ikke adgang til reservasjon mot registrering.
c.     Instrumenter, uniformer og utstyr eid av korpset skal holdes i god stand. Uforsiktig behandling kan medføre økonomisk ansvar for korpsmedlemmer/foresatte.
d.     Medvirkning i andre musikkorps, eller bruk av korpsets eiendeler i andre
musikkaktiviteter må godkjennes av styret.

§ 3.3 Rapporteringsplikt og kontingent
a.     Musikkorpsåret følger kalenderåret.
b.     Medlemmene er forpliktet til å betale kontingent innen mai/desember hvert halvår.
c.     Gulset skolemusikk skal hvert år sende årsrapport og medlemsopplysninger til NMF på avtalt skjema/medium til enhver tids fastsatte frist. Det gis ikke anledning til reservasjon mot registrering.
d.     Korpset skal betale kontingent til NMF innen 1. februar. Kontingenten regnes
etter korpsets registrerte medlemstall per 31 desember

§ 3.4 Utmeldinger
Medlemmer som ønsker å melde seg ut må gi melding om dette til musikkorpsets styre.
Medlemmer meldes ut av NMF ved utmelding fra musikkorpset. Betalt kontingent refunderes ikke ved utmelding.

§ 3.5 Suspensjon og eksklusjon
a.     Styret kan iverksette disiplinære tiltak overfor medlemmer som ikke retter seg etter gyldige vedtekter, regler og vedtak, eller er til skade for musikkorpsets aktivitet.
b.     Styret kan suspendere medlemmer for et bestemt tidsrom.
c.     I grovere tilfelle kan årsmøtet vedta eksklusjon.
d.     Musikkorpsets suspensjons- og eksklusjonsvedtak kan ankes inn for region-/kretsstyret.

§4 ÅRSMØTET
 
§ 4.1 Status
Årsmøtet er korpsets høyeste myndighet.

§ 4.2 Årsmøteperiode, innkalling, og saker til årsmøtet
a.     Ordinært årsmøte holdes hvert år i løpet av februar måned.
b.     Det innkalles til ekstraordinært årsmøte dersom styret i korpset eller 1/3 av musikkorpsets medlemmer krever det.
Innkallingen sendes ut minimum 6 uker før ordinært og 2 uker før ekstraordinært årsmøte.
c.     Styrets årsmelding, revidert regnskap, valgkomiteens innstilling og saker til behandling på årsmøtet skal sendes medlemmene senest to uker før årsmøtet.
d.     Medlemmer må fremme saker til behandling på årsmøtet gjennom musikkorpsets styre. Slike saker må være styret i hende senest 4 uker før årsmøtet avholdes. Styret plikter å legge saker som kommer inn i rett tid fram på årsmøtet.

§ 4.3 Representasjon, rettigheter og voteringer
a.     På årsmøtet deltar musikkorpsets medlemmer, og gjester invitert av styret.
b.     Følgende har tale-, forslags- og stemmerett:
-       Medlemmer som har fylt 12 år. For medlemmer under 12 år kan en foresatt møte med tale-, forslags- og stemmerett.
-       Styrets medlemmer i alle saker, dog ikke stemmerett under behandling av årsmelding og regnskap.
c.     Følgende har tale - og forslagsrett:
-       Medlemmer som ikke er fylt 12 år.
d.     Følgende har talerett:
-       Representanter fra NMF.
-       Årsmøtet kan gi talerett til hvem det måtte ønske.
e.     Gyldig vedtak krever mer enn halvparten av de avgitte stemmene, dersom ikke annet er bestemt i vedtektene.

§ 4.4 Årsmøtets dagsorden
Årsmøtet skal behandle følgende saker:
a.     Konstituering
1.     Åpning
2.     Navneopprop
3.     Godkjenning av innkalling
4.     Godkjenning av dagsorden/saksliste
5.     Valg av møteledelse
6.     Valg av referenter
7.     Valg av protokollunderskrivere
b.     Godkjenning av årsmelding og revidert regnskap.
c.     Saker fremmet av musikkorpsets styre og medlemmer.
d.     Plan og budsjett, herunder medlemskontingent og langtidsbudsjett.
e.     Valg:
1. Leder for ett år.
2. Resterende styremedlemmer, seks stk., velges for to år.
3. To revisorer for ett år.
4. Tre medlemmer i valgkomiteen. Leder velges særskilt.
De som velges må være minimum 12 år når de tiltrer, ha gyldig medlemsskap i NMF og ha sagt seg villige til å motta verv.

Valg skal være skriftlig dersom noen krever det.

§ 5 STYRET

§ 5.1 Sammensetning og konstituering
Styret består av leder, nestleder, sekretær, kasserer, leder for musikkutvalg og en korpsleder for aspirantkorps og en for hovedkorps, leder for aspirantkorpsfestivalen samt en tillitsvalgt fra hovedkorpset.

I konstituerende styremøte fordeles ansvar for faglige/praktiske ansvarsområder til styremedlemmene i hht utarbeidet instruks.
 
§ 5.2 Fullmakter
a.     Styret skal lede musikkorpset etter de vedtak årsmøtet har fattet.
b.     Styret kan nedsette de utvalg og komiteer det er behov for.
c.     Styret kan revidere og utforme de regler og instrukser det er behov for å presisere, og regulere musikkorpsets ansvar og aktiviteter.
d.     Styreleder og/eller nestleder og et styremedlem tegner korpset.

§ 5.3 Innkalling til styremøter - beslutninger
a.     Styret innkalles når leder eller tre av styrets medlemmer finner det nødvendig.
b.     I skolekorps møter utøvernes tillitsvalgte som fullverdig styremedlem.
c.     Styret er beslutningsdyktig når minst fire er tilstede. I ikke fulltallige styremøter kan et
styremedlem forlange saken forelagt fulltallig styre før gyldig vedtak kan fattes.
d.     Styrevedtak skal protokollføres, og protokollene sendes styrets medlemmer,
varamedlemmer og revisor. Musikkorpsets medlemmer skal informeres om de vedtak som er gjort.

§ 5.4 Årsavslutning
Styret skal utarbeide årsmelding og avslutte regnskapet for hver årsmøteperiode. Regnskapet skal revideres av revisorer valgt av årsmøtet.

§ 5.5 Personalansvar
Styret foretar engasjement, ansettelser og oppsigelser, og har fullmakt til å inngå lønns - og arbeidsavtaler. Styret er ansvarlig for å innhente politiattest på dem som har tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller utviklingshemmede. Styrets leder utøver daglig personalansvar.

§ 5.6 Beredskapsplan for korps
Styret plikter å forholde seg til beredskapsplan for korps når korpset drar på turer og deltar på arrangementer.

§ 6 KOMITEER

§ 6.1 Revisjon
Revisorene skal gjennomgå regnskapet for hver årsmøteperiode og legge fram beretning for årsmøtet.

§ 6.2 Valgkomiteen
Valgkomiteen skal innstille valgbare kandidater til tillitsverv etter § 4.4e.

§ 7 UENIGHETER OG TVISTER

Uenighet og tvister om vedtektenes forståelse forelegges region-/kretsstyret med forbundsstyret som ankeinstans.

§ 8 OPPLØSNING OG UTMELDING AV NORGES MUSIKKORPS FORBUND

a.     Vedtak om oppløsning av musikkorpset må foretas på to påfølgende ordinære årsmøter.
Vedtaket krever 2/3 flertall.
b.     I tilfelle oppløsning skal musikkorpsets midler plasseres i bank på sperret, rentebærende
konto. I perioden fram til et nytt musikkorps er opprettet skal denne konto disponeres av
NMF Region Sør. Denne bestemmelsen gjelder ikke ved sammenslåing av musikkorps.
c.     Det siste ordinære årsmøtet kan bestemme at musikkorpsets midler og eiendom skal
overføres til NMF(region/krets) dersom nytt musikkorps ikke er reorganisert innen
10 år.
d.     Musikkorps som ønsker å melde seg ut må sende skriftlig melding om dette til NMF senest 15. november, for at utmeldingen skal være gyldig fra 1. januar neste år. Ved utmelding tapes all rett til NMFs verdier.
 
§ 9 VEDTEKTSENDRINGER

Årsmøtet kan endre disse vedtektene med 2/3 flertall.

IKRAFTTREDELSE
Disse vedtektene er vedtatt på årsmøtet 11.02.2014 og er trådt i kraft fra denne dato.


INSTRUKSER


§1            Faste oppgaver

Den daglige drift av korpset ivaretas av et Arbeidsutvalg bestående av leder, nestleder, sekretær. I tillegg møter kasserer, materialforvalter og en representant fra musikkutvalget ved behov.
Arbeidsutvalget er beslutningsdyktig når minst tre medlemmer er til stede.

Det bør avholdes styremøte eller AU-møte minst en gang pr mnd.
Styret og arbeidsutvalget opptrer utad ved lederen.

Leder har ansvaret for korpsets drift. Lederen innkaller til styremøtene og leder disse.  Leder bør være mest mulig tilsted ved øvelsene og søke til enhver tid å ha best mulig oversikt over korpsets tilstand.

Nestleder er leders stedfortreder og overtar leders plikter når denne er avskåret fra å utføre disse.

Sekretær fører protokoll for alle møter og har ansvaret for kontorutstyr, arkiv og medlemskartotek.  Sekretær står for all korrespondanse i samråd med leder.

Kasserer har ansvaret for korpsets økonomiske forhold. Kassereren fører alle nødvendige regnskaper, og legger frem økonomiske oversikter når styret ber om det. Kassereren har ansvaret for korpsets bankkonti, og ordner alle inn- og utbetalinger. Kassereren ordner med innkreving og purring på kontingent.
Alle utbetalinger skal være attestert av leder. Kasserer er ansvarlig for å holde seg orientert om fond, tilskudd og lignende og søke om disse innen aktuelle frister.

Materialforvalter har ansvaret for å føre protokoll over korpsets instrumenter, og hvilke instrumenter som det enkelte medlem har fått utlevert.
Materialforvalter skal med jevne mellomrom sørge for å undersøke de utleverte instrumentenes tilstand, og bør selv kunne utføre mindre reparasjoner. Forslag om større reparasjoner forelegges styret før de utføres av en fagmann.
Korpsets instrumenter skal påføres nummer i samsvar med protokollen.
Korpsets noter skal påføres korpsets stempel. Noter som ikke er i bruk skal oppbevares i systematisk arkiv.
Materialforvalter  skal til enhver tid påse at korpsets øvrige eiendeler behandles forsvarlig av medlemmene.

Korpsledere.  Korpslederne plikter etter beste evne å være tilstede ved øvelser og ved arrangementer korpset medvirker. De har ansvaret for korpsets disiplin. Korpslederne plikter å føre bok over medlemmenes fremmøte.
Minst to korpsledere i hvert korps skal ha uniform.

Musikkutvalget er styrets rådgivende organ i musikkfaglige spørsmål. Utvalgets leder er styremedlem og medlem av Arbeidsutvalget.
Utvalget består av tre medlemmer valgt av årsmøtet, dirigentene for hovedkorps, aspirantkorps/grunnopplæring og korpsets to tillitsvalgte. 
Musikkutvalget foreslår regler for opptak til korpsene og innstiller overfor styret ved overgang fra aspirantkorps til hovedkorps.

 Musikkutvalget har også ansvar for:
·       Sammensetning/instrumentfordeling som skal legges fram før opptak av nye rekrutter.
·       Repertoar for korpsene og program når korpsene opptrer offentlig.
·       Instrument- og notekjøp overfor styret.
·       Utarbeider forslag til terminlister som forelegges styret.
·       Musikkutvalget skaffer dessuten instruktører og har ansvaret for informasjon til dem.
·       Musikkutvalget skal også være kontaktledd til kulturskolens lærere.
·       Musikkutvalget har ansvar for organisering av rekruttering

Uniformsansvarlig har ansvaret for at korpsets uniformer og effekter er i orden til enhver tid, samt oppbevares forsvarlig. Det føres kartotek over uniformer og hvem som får slike. Uniformsansvarlig har ansvar for at det til enhver tid er tilstrekkelig med uniformer på lager. Vedkommende skal påtale uforsvarlig behandling av uniformen. Uniformsansvarlig kommer med forslag til nyanskaffelser eller endringer av effekter, og innstiller overfor styret.

Bevertningskomiteen består av tre medlemmer. Komiteen er ansvarlig for forberedelser og gjennomføring bespisning ved ulike interne og eksterne arrangement i korpsets regi.  Minimum en fra komiteen skal delta på arrangement/turer ved behov meldt fra styret.

Tillitsvalgte Korpsmedlemmene i hovedkorpset velger hver høst to tillitsvalgte ved høstterminens oppstart. Det velges fortrinnsvis en eldre og en yngre musikant. Disse skal være kontakter mellom korpsmedlemmene og styret. De tillitsvalgt er fullverdige medlemmer av styret. Saker som korpsmedlemmene samlet eller enkeltvis ønsker å fremme, kan tas opp direkte med styret eller gjennom tillitsvalgte.

IT-ansvarlig har ansvaret for drift av hjemmeside, facebook-konto og evt. andre digitale media. Hovedoppgaven er å synliggjøre korpsene og omtale korpsenes aktiviteter. Vedkommende har også ansvar for pressekontakt, annonsering og eventuelle reklame (PR) tiltak.

§ 2            Oppnevnelse av andre funksjoner, verv og utvalg

Dirigenter ansettes av kulturskolen, og styret er høringsinstans.  Det skal være en dirigent for henholdsvis hovedkorps og aspirantkorps/grunnopplæring. Dirigenten er de respektive korps’ musikalske leder, og har ansvaret for korpsets musikalske ferdigheter og undervisning.
Kontrakt som også inneholder instruks for dirigentene bør opprettes. Dirigentene kan selv foreta mindre endringer og omplasseringer innen korpset, men større saker forelegges musikkutvalget og styret.
Dirigentene lønnes via Skien kulturskole
Dirigentens stillingsprosent fastsettes av kulturskolen.

Fane- og flaggbærere velges primært blant korpsledere og/eller styremedlemmer.  Fane- og flaggbærere bærer bunad eller uniform, og er ellers underlagt korpsets ordensregler. 
Styret/korpsledere bestemmer når fane/flagg skal brukes.

”Duskbærere” velges fortrinnsvis blant førsteårs  aspiranter. Disse bør bære aspirantkorpsets uniform.

Turkomitèen oppnevnes av styret ved større reisearrangement.  Minst en korpsleder skal være representert i turkomiteen.  Komiteen sørger for all form for reiseopplegg og fellestransport av så vel personer som materiell.  Komiteen innhenter tilbud om - og vurderer de forskjellige turalternativer og innstiller overfor styret. Komiteen sørger for utnevnelse av reise- /gruppeledere.

Valgkomitèen sørger for innstilling til alle verv som skal velges på årsmøtet.  Utvalgets leder  leder valgene på møtene.

Revisorene har ansvaret for en kritisk og regnskapsmessig gjennomgåelse av korpsets regnskaper og skal fremlegge sin beretning for årsmøtet.

Midlertidige utvalg Styret oppnevner utover dette faste eller midlertidige utvalg og komiteer etter behov. Disse skal normalt ikke vare utover foreningsårets varighet.


§ 3 Øvelser

Det holdes en fellesøvelse pr. uke i hvert korps iht. gjeldende terminliste.
Ekstraøvelser arrangeres i den utstrekning styret/arbeidsutvalg og dirigent finner det nødvendig. 
Alle musikanter skal få tilbud om ukentlig individuell opplæring på eget instrument, eventuelt i form av gruppeøvelse. 
Det er møteplikt på alle øvelser og arrangement.
Fravær skal meldes korpsleder eller dirigent, og det føres fremmøteprotokoll.
Korpsets arbeidsår følger skoleåret (”skoleruta”)
Musikanter som deltar i musikksommerleiren arrangert av NMF, forutsettes å fortsette som aktivt medlem i korpset minimum ett år. Dette på grunn av subsidiering fra korpset. Slutter musikanten i påfølgende år, skal det subsidierte beløp refunderes.


§ 4            Uniformer og utstyr

Uniform og fritidsuniform er korpsets eiendom, og må behandles på en forsvarlig måte. Uniformen er en viktig del av korpsets ansikt utad, og må derfor alltid være velholdt og i god stand. Rett til å bære uniformen har korpsets medlemmer, dirigent, korpsets leder, korpsledere og fanebærer.

Styret, eventuelt korpslederne, bestemmer når korpset skal opptre i uniform, og hvordan denne skal brukes (for eksempel med eller uten jakke).
Når uniform skal benyttes gjelder dette alle musikanter.

Ønske om helt eller delvis bytte av uniform, manglende knapper osv, skal forelegges uniformsansvarlig i god tid.

For uniformer betales en årlig leie som fastsettes av årsmøtet.

Blir en uniform ødelagt eller skadet på grunn av beviselig slurvet behandling, kan det forlanges erstatning fra brukeren.

Ved utmelding skal uniformen i renset stand innleveres omgående til uniformsansvarlig.


§ 5 Instrumenter

Alle elever som har korpsets instrumenter, plikter å behandles disse med forsiktighet. Under transport, og når de ikke brukes, skal instrumentene oppbevares i etui.

Blir et instrument ødelagt eller skadet på grunn av beviselig slurvet behandling, kan det forlanges erstatning fra brukeren. Det samme gjelder for alt annet utstyr og rekvisita som er utlånt av korpset. Enhver skade eller mangel må straks meldes til korpsledere, materialforvalter eller styret.

For instrumenter betales en årlig leie som fastsettes av årsmøte.

Ved utmelding skal instrument, noter og annet utstyr som tilhører korpset omgående innleveres til materialforvalteren.


§ 6 Medaljer/årsmarkeringer

Det utdeles medalje etter 5, 7 og 10 års medlemskap i korpset.
Ved 10 års medlemskap utdeles korpsets vimpel.
Det utdeles én stjerne hvert år (som sys på uniformsluen)
Medaljer og stjerner utdeles ved en årlig høytidelig anledning.
Medaljer og stjerner bæres på uniformen til enhver tid.


§ 7 Rusmidler

Ved alle korpsets arrangement / turer er det totalforbud mot bruk av rusmidler.




Instruksen er vedtatt av styret høsten 2013

Ingen kommentarer:

Legg inn en kommentar